Durante as rotinas diárias de um negócio, o gestor de uma empresa se depara constantemente com informações que estarão presentes no SPED. Por se tratar da principal obrigação acessória para o cumprimento da legislação fiscal e contábil, é fundamental saber como realizar o processo de envio do documento para evitar futuras dores de cabeça.

 

Pensando nisso listamos sete erros que são comuns e que não se deve cometer ao transmitir o Sped Fiscal.

 

Preencher errado o valor total do documento fiscal

Parece fácil acertar nesse ponto, mas o fato é que pode existir incoerência entre os valores declarados nas NF-e e no SPED Fiscal. Muitas vezes, o erro acontece por desatenção dos colaboradores na hora de somar ou de preencher os números. Nessa situação, saliente à sua equipe a importância de não cometer erros nos dados. Mostre que essas desatenções podem custar caro e que toda informação manuseada é crucial.

 

Outra possibilidade é um problema na parametrização do software de gestão utilizado para apurar os dados. É preciso ter atenção ao modo como a sua plataforma trabalha, além de ser fundamental utilizar um ERP de uma empresa confiável e consolidada no mercado. Se este for o problema, entre em contato com um parceiro que seja especializado em soluções tecnológicas para a área fiscal, assim você terá mais segurança no trabalho.

 

Utilizar uma sequência incorreta nos documentos

Muitas empresas ou contadores emitem centenas de notas fiscais eletrônicas a cada dia. Nesses casos, é relativamente comum que, ao entregar o SPED Fiscal, haja erros na sequência das NF-e — principalmente ao considerar as notas que foram canceladas. No entanto, quem disse que você ou sua equipe precisam executar manualmente essas tarefas?

 

Sabemos que verificar as notas manuais e individualmente é praticamente inviável, além de ser altamente improdutivo. Hoje já existem soluções de software fiscal que emitem as notas fiscais eletrônicas sem erros de parametrização, evitando problemas como a sequência incorreta e poupando muito tempo de trabalho.

 

Informar NCM e alíquotas erradas

De tempos em tempos, a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) sofre alterações legais, alterando os valores das alíquotas. Com isso, é comum que contadores acabem cometendo erros ao transmitir o SPED Fiscal, simplesmente por não atualizarem os dados. Apesar de acidentais, esses equívocos podem ser vistos pelo fisco como tentativas de evasão fiscal.

 

Sendo assim, é importantíssimo resolver a questão com uma das seguintes alternativas: redobrar a atenção ao utilizar NCM ou contar com um software fiscal que atualize as alíquotas automaticamente.

 

Misturar códigos e descrições que não batem

Há casos em que itens com descrições diferentes são informados com o mesmo código, ou ainda o contrário: situações em que mercadorias que têm um mesmo código apresentam descrições distintas. Além de gerar questionamentos e multas do Fisco, esse tipo de erro pode causar problemas no estoque, já que as entradas e saídas não são registradas corretamente.

 

Uma das maneiras de corrigir o problema é adotar o hábito de checar duas vezes os dados transmitidos — contudo, na correria do dia a dia nem sempre é fácil fazer isso. A outra opção é utilizar um software de gestão fiscal que, automaticamente, cruza os códigos e as descrições cadastrados.

 

Não cadastrar o fator de conversão

Embora nem sempre necessário, o fator de conversão jamais pode ser esquecido quando é devido. Quando uma empresa compra mercadorias com determinada unidade de medida (ex.: “caixa”) e vende com outra (ex.: “unidade”), é preciso cadastrar o fator de conversão, caso contrário haverá conflito no estoque.

 

A solução para esse erro é cadastrar a unidade comprada no registro 0220 e a vendida no Registro 0200. Dessa forma, o Registro 0220 (fator de conversão de unidades) cumpre sua finalidade, que é transmitir os fatores de conversão entre o Registro 0200 e os registros dos documentos fiscais ou do controle do estoque e da produção.

 

Não abrir e fechar os blocos sem movimentação

Segundo a orientação do próprio Guia Prático da EFD ICMS/IPI, cada bloco do SPED Fiscal possui um registro de abertura: os registros de dados e um registro de encerramento. O que muita gente esquece é a necessidade de apresentar todos esses blocos na sequência original, mesmo que em alguns deles não haja informação a transmitir.

 

Felizmente, a solução para esse equívoco é bastante simples. Caso você não declare nenhum dado em um determinado bloco, proceda da mesma maneira que faria se houvesse dados. Ou seja, faça a apresentação do registro de abertura e do registro de encerramento normalmente.

 

Não registrar o SPED em cartório

O Decreto Lei nº 486/69 e o Decreto nº 64.576/69 estabelecem que se os empresários não tiverem os livros obrigatórios escriturados e registrados estes não farão prova em juízo.

 

Além disso, o Manual de Orientação do Leiaute da ECD, da RFB, diz límpida e transparentemente em seu item 1.24.: “Em relação à autenticação pelos cartórios, deve ser utilizado o Módulo de Registro de Livros Fiscais para os Cartórios de Títulos e Documentos e Pessoa Jurídica, para autenticação de arquivos da ECD. Para isso, é necessário que a empresa registrada em cartório transmita o mesmo arquivo da ECD que foi transmitido ao Sped para os Cartórios por meio do referido módulo. O software referente ao módulo pode ser acessado no site www.rtdbrasil.org.br.”

 

Diante de tudo o que foi exposto, e considerando-se que a Escrituração Contábil Digital (ECD) não se presta apenas para os fins fiscalizatórios, somente essa disciplinada pela Receita Federal, para todos os outros fins legais o registro é obrigatório. Por exemplo, se não houver registro uma eventual falência será considerada fraudulenta e o Livro Diário registrado é o instrumento de prova em juízo e perante qualquer entidade.

 

 

 

 

Fonte: Central RTDPJBrasil / Naje Cavalcante

Em: 2/10/2018